Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri (HBYS), hastanelerde sağlık verilerinin kayıt edilmesini sağlayan   özelliği ile birlikte,  hastaların daha kaliteli ve daha  güvenli hizmet almalarını sağlamak, doktorların ve tüm sağlık çalışanlarının işlerini kolaylaştırmak hizmet kalitelerini artırmak amacına yönelik özelliklere sahiptirler.

Ne kadar eski kullanıcı olsanız da  hastanede yeni bir HBYS nin devreye alınması, eğer aşamalar doğru şekilde yerine getirilmedi ise onun meydan getireceği sorunlar ile belki ilk gün belkide aylar boyunca sizleri üzebilir, hizmetinizi aksatabilir .

Sizin için önemli olacak 6 önemli aşamaları açıkladık. Bu aşamalar, her yeni HBYS nin devreye alınmasından önce mutlaka  üzerinde çalışılması gereken konulardır.

Süreçlerin Planlanması

HBYS’ de ilk yapılması gereken  belki de en zor olan süreçlerin planlanmasıdır. Planlama  öncelikle  bu konuda liderlik yapacak bir yönetici ile olması gerekir. Planlama,  yeni HBYS’ nin devreye girmesi düşünülen tarihten yaklaşık 6 ay önce başlanmalıdır. Süreçlerin  gözden geçirilmesinden sonra, görev alacak personeller ve görev tanımları belirlenir. Teknik personeller, idari personeller kontrol personelleri ve sorumlulukları belirlenir.
Zaman planlanmasında  birbirini takip eden süreçlerin ve paralel yürütülecek süreçlerin  sürelerinin belirlenerek  yapılması gerekir.  HBYS firmasının  belirlenmesinden sonra planlanan süreç birlikte götürüleceğinden,  HBYS firması  ile birlikte  gözden geçirilip mutabakat sağlanmalıdır.

Özellikle uzun yıllar aynı HBYS yi kullanan hastanelerdeki HBYS değişimi, uzun süren alışkanlıkların değişmesinin getireceği zorluklar ve  oluşacak direnç nedeniyle planlama ve aşağıdaki   süreçler çok daha geniş kapsamlı yapılmalıdır.

Aşamaların Kontrolü

Yapılan her aşamanın kontrol edilmesi önemli bir noktadır. HBYS firmasının tamamlamış olduğu her aşamanın kontrol edildikten sonra diğer aşamaya geçilmesi  sağlanmalıdır. Genelde yapılan uygulama süreçlerin kontrolünü, sorun çıkıp çıkmamasına göre değerlendirmektir. Yani sorun çıkmıyorsa doğru yapılmıştır, sorun çıkıyorsa eksik yapılmıştır şeklinde değerlendirilmektedir. Ancak bazı sorunlar ortaya çıktığında, hem sağlık kurumuna hem HBYS firmasına  maliyeti çok yüksek olmakta bazen de geri dönülmez şekilde hasarlar oluşmaktadır. Hastalar mağdur olmakta, doktorların sağlık hizmeti vermekte zorlanmaktalar, veri kayıpları mükerrer işlemlere ve farklı olumsuzluklar la sonuçlanmaktadır.

Bu nedenle her aşamadan sonra  sürecin eksiksiz tamamlandığına dair kontrollerin yapılması, diğer sürece geçiş için önemli bir eksiğin olmadığının görülmesinden sonra  yeni süreç başlatılmalıdır.

 Veri Aktarımı

Verilen yeni HBYS ye aktarımı HBYS firmasının sorumluluğunda olup, hasta  verilerinin  doğru aktarılması, veri karışıklığına izin verilmemesi kritik  öneme sahip bir konudur.  Verilerin yeni HBYS sistemine aktarılması,  HBYS değişiminde en sıkıntılı konusudur. Verinin aktarımı hiç bir zaman %100 başarılı olamadığı gibi, aktarılan verinin kontrolü de  çok kestirilemeyen bir durumdur. Veri aktarımında  sürenin de kısıtlı olması işi zorlaştıran diğer konudur. Veri aktarımında en doğru yaklaşım hasta  dosyalarının sondan başa doğru  aktarılmasıdır.

Yeterli Eğitimin Verilmesi

Eğitimler  sınıf eğitimi , pratik eğitim , yerinde eğitim  ve kullanım esnasında  eğitim  olmak üzere düzenlenir. Kullanıcı gruplarının ihtiyacına uygun şekilde tüm kullanıcıları kapsayacak şekilde yapılmalıdır. Eğitim planının hazırlanması  kritik öneme sahip bir konudur. Eğitime sonu raporu hazırlayarak sağlık kurumuna sunulmalıdır.

Kritik birimlerde mutlaka yerinde eğitim ve kullanım esansında eğitimler devam etmelidir.
Eğitimlerin HBYS nin kullanımı ile ilgili teknik bilgilendirmenin yapılmış olması dışında kullanıcıların çıkan sorunlar karşısında eğitim almadım mazeretine sığınmasını elinden almış olması açısından önemlidir.
Genelde personel eğitimlere katılmakta isteksizdir. Hbys firması kurulum sürecindeki iş yoğunluğu nedeniyle   bir an önce işleri bitirme telaşındadır. Bu nedenle eğitimler  diğer kritik işler yanında ihmal edilmeye çok uygundur. Ancak eğitim eksikliğinden kaynaklı sorunlar hemen ilk gün ortaya çıkabileceği gibi dönem sonlarında yapılan istatistik, faturalama gibi işlemlerde de karşımıza çıkacaktır.

HBYS’yi etkin bir şekilde kullanmak, eğitim eksikliğinden kaynaklı problemler ile sağlık hizmet kalitesinin düşmesinin önüne geçmek için, sağlık kurumu yöneticileri eğitime özel bir önem vermeli, hekimler ve tüm sağlık personelleri yeni sistemi anlamak için  zaman ayırmalı ve ekstra çaba sarf etmelidir.

Destek Süreçlerinin Yürütülmesi

Hastane ile HBYS firmasının en uzun süre birlikte iletişim içerisinde olduğu  süreçtir. HBYS’nin desteğinde  etkili olan en önemli konu iletişimdir.  Hastane kullanıcısı ve HBYS firma   yetkilileri arasında ki iletişimin gücü destek süreçlerinin başarısını doğrudan etkileyecektir. Yapılan işin hizmet olduğu dikkate alınır ise hizmetin  yerine getirilmesin de  iletişim çok önemli bir araçtır. Destek sürecinde, iki tarafın  beklentilerinin karşılanması beklentilerde  denge sağlanması ve  bunun da  sürekli şekilde yapılması gerekir.

Bu süreçte  HBYS firmasının  üzerime düşeni yaptım deyip kendini geri çekemeyeceği gibi hastanenin de bir çok sorun yaşanırken bu sorunların HBYS firmasının tek başına çözmesini beklemek doğru değildir. Hastane yetkilileri ve HBYS firması yetkilileri birlikte süreci beraber değerlendirmeli sorumluluk üzerinde olan taraf gereğini yapmalı iki tarafın bir birbirini desteklediği sürece destek süreci başarılı şekilde yürütülecektir.