HBYS’nin Benimsenmesi Memnuniyeti Verimliliği İçin 3 Strateji

HBYS’nin Benimsenmesi Memnuniyeti Verimliliği  İçin 3 Strateji

HBYS’nin kullanımında çoğu zaman  HBYS satıcısına atıfta bulunulsa da,  HBYS’nin   kullanım  performansı, kullanıcı  memnuniyeti, verimliliği  gibi sonuçlar, sadece HBYS satıcısı veya HBYS teknolojisi ile sınırlı değildir.
HBYS’nin  kullanıcılar  tarafından benimsenmesi, etkin kullanımı ile  klinik hataların  azaltılacak, hasta güvenliğine katkı sağlanacak, sağlık kurumunun sağlıklı finansal yapısını daha ileri seviyelere taşıması  sağlanabilecektir.

HIMSS’ye göre, EHR kullanılabilirliği  “ Sağlık personellerinin   başarılı şekilde gerçekleştirdiği işlerdeki verimlilik ve memnuniyet “olarak tanımlanmaktadır.  Kullanılabilirliği iyi olan bir sistem  kullanımı kolay ve etkilidir. Olası hatalar için kontrollere sahiptir. Kullanıcının  yapması gereken işlemleri hızlı verimli ve minimum zihinsel çaba ile yapılmasını sağlaması öngörülür

Yaklaşık 25 yıllık HBYS  tecrübesi ile, HBYS kullanımını ben biraz daha farklı tanımlamak isterim.  HBYS  kullanımı,  HBYS’ nin hastanede kullanıma başladığı ilk günden itibaren  kullanıcıların kendilerini daha iyi hissettiği, performansın verimliliğin  arttığı,  kuruma yönelik uyarlama ve yeniliklerin yapıldığı, kullanıcı eğitimlerinin sürekli olarak arttığı, HBYS’nin  daha stabilize olduğu, bu sonuçların raporlar istatistikler anketler ile desteklendiği durumda başarılı olduğunu kabul edebiliriz.

HBYS’de sağlık kurumunda kullanımdaki bu başarıya ulaşmak için uygulamamız gereken  3 stratejiyi sizler için derledik.  HBYS ‘nin stabilizasyonu, sağlık kurumuna yönelik  iyileştirmeler ve  eğitim uygulanması gereken 3 önemli stratejidir.

1-HBYS   Stabilizasyonu, Sorunların Normal Düzeylerde Seyretmesi

HBYS stabilizasyonu,  HBYS kurulumundan  kaynaklı (veri aktarımı, yetkilendirme, parametreler , ayarlar  vb…), kurum isteklerine yönelik yapılacak değişiklikler veya diğer nedenlerden kaynaklı güncellemeler sonucunda oluşan hataların giderilmesi, HBYS’nin günlük olağan yaşam döngüsünde kullanımı.

HBYS ile ilgili hemen herkesin, HBYS ‘nin başladığı güne dair hatırladığı  çoğu hoş olmayan  hikayeleri  vardır. Kurulumun başladığı ilk  günler geri bildirimlerin en yüksek olduğu, hizmetlerin aksamasından kaynaklı  tepkilerin gerginliklerin yaşandığı, performans değerlerinin en düşük , memnuniyetsizliğin en yüksek olduğu  günlerdir. Ancak kullanıma başladıktan sonraki her geçen gün  geri bildirimlerin yoğunluğunun azalması, geri dönüşlere verilen yanıtların hızlanması ile sürecin normalleşmesi herkes tarafından beklenen gelişmedir.

Hiçbir HBYS   kullanıma başladığı ilk  günden itibaren sorunsuz kullanılabilen bir özelliğe sahip olmadığını bu tecrübeyi yaşamış herkes bilir.Buna rağmen bazı HBYS satıcıları ne yapılırsa yapılsın zaten sorun yaşanıyor diyerek sorumsuz yaklaşırken, bazı doktorlarımızda  ilk gün yaşanan sorunları kabul edilemez bulurlar.

HBYS  kullanımında ilk günden itibaren azalmaya başlayan geri bildirimler ne kadar yavaşlasa da hiç bir zaman sıfır olmayacaktır. Hizmetin aksaksız devam ettiği, bildirimlerin kabul edilebilir sürelerde çözümlendiği, veri aktarımı sorunların yaşanmadığı bu seviyeler HBYS’nin beklenen  stabil olduğu seviyeleridir.

Bu nedenle stabilizasyon,  HBYS kurulumu  sonrasında  yaşanan  yoğun geri bildirimlerin kabul edilebilir seviyelere çekilmesi, kurulum sonrası sorunların giderilmesi, olarak tanımlayabiliriz.Benzer bir durumu  HBYS’de yapılan önemli değişikliklerin yapıldığı güncellemeler sonrası yaşarız.

Kurulum sonrası, özellikle veri aktarımı başarılı değil ise,  ondan sonraki süreçlerin başarısından söz etmemiz mümkün değildir. Verilerde meydan gelen küçük tutarsızlıklar  hastaların mağdur olmasına, kullanıcının  HBYS ‘ye olan güvenini sorgulamasına neden olmakta, bundan sonraki sorunların analiz edilmesi ve sonuçlandırılmasını zorlaştırmakta, sorunların  kabul edilir düzeylere dönmesi uzun zaman almaktadır. HBYS kullanım memnuniyetinin yükseltilmesinde, tüm süreçleri kayıt altına alınan kullanıcı  bildirimlerin  kabul edilebilir süreler içerisinde sonlandırılması, kullanıcı geri dönüşlerinin  etkin ve hızlı şekilde  yerine getirilmesi  kritik öneme sahiptir.

2-HBYS’nin Sağlık Kurumunun İhtiyaçlarına Yönelik    Düzenlenmesi

HBYS ‘nin hastanenin ihtiyaçlarına yönelik yapılandırılması HBYS kullanımında  önemli bir  stratejidir.

Kullanıcıların isteklerine yönelik yapılacak yenilikler, ara yüzde yapılan düzenlemelerle HBYS’nin gelişmesine verilen katkının yanında kullanıcının HBYS’yi benimsemesi, verimliği ve performansına  yönelik önemli bir katkıdır. Kullanıcı isteklerine yönelik yapılacak değişiklikler HBYS kullanım başarısı ve kullanıcı  memnuniyeti için önemlidir.

Kullanıcılardan gelen isteklerin   değerlendirilmesi, HBYS’nin sağlık kurumu için en optimum şekle getirecek şekilde çözümlerin sağlanmasıdır. Esasen uzun yıllardır, Medula, Mernis, MHRS , e-reçete, e-nabız, yoğun bakım, gibi uygulamalar nedeniyle,  Sağlık Bakanlığı, Sosyal güvenlik kurumu, diğer taraftan HIMMS Emram Seviye 6-7 için  yapılan  düzenlemeler  çoğu zaman hastanedeki klinisyenlerin ilgili uzmanların isteklerinin önüne geçmiştir. Doğrudan hastane kullanıcılarının istekleri  ok fazla olmasa da HBYS’ler    medula, e-nabız,  sistemi, diğer entegrasyonlar ve değişen mevzuatlar  nedeniyle sürekli olarak yenilenmektedir. Tüm bu güncellemelerin amacı  HBYS’nin  kurum ihtiyaçlarına uygun hale getirilmesine yöneliktir.

Ülkemizde hastanelerde tek  HBYS kullanılması,   kurumlara arası entegrasyon,  e-nabız gibi  bir çok uygulamaların hayat geçirilmesi açısından olumlu olmuş ise de,  yapılması istenen değişiklikler  tüm HBYS’yi etkilediğinden uzun zaman almakta bazen güncelleme sonrası hesap edilemeyen başka sorunlara neden olmaktadır.

Hastane ihtiyaçlarına yönelik  isteklerin  gerçekleştirilmesi  HBYS stabilizasyonunda belirtilen  geri bildirimlerden faklı olarak, yapılacak değişiklikler için analiz ve yapılacak değişikliklerin tasarımının yapılmasını gerektirir. Örneğin, hastada platin olduğu bilgisi veya alerji bilgilerinin kayıt edilmesi için arayüzde değişiklik  isteniyor ise  kayıtların oluşturulacağı birimler, buna bağlı kullanıcı yetkileri, kayıtların hangi aşamada gösterileceği,bağlı uyarılar gibi  bilgiler analiz edilmeli, diğer sağlık kurumlarının yapıların da kullanımı dikkate alınarak   tasarlanmalıdır.Kullanıcı  isteklerinin yerine getirilmesi, tatmin edici olmalı, kolay ve hızlı şekilde sonuçlandırılması memnuniyetinin tam olarak  sağlanması olarak düşünülmelidir.

Kullanıcılar  yapılması gereken değişiklik ile yazılımın stabilizasyonuna yönelik  çalışmaları çoğunlukla karıştırabilmektedir. Kullanıcılar  yapılması gereken değişikliklerin yeni isteklerin yazılımda  yaşanan bir sorun değil, giderilmesi talep edilen eksiklik olarak   kabul edilmesi,  gelişmeler hakkında kullanıcıya  bilgi verilmesi kullanıcı memnuniyetine olumlu katkı sağlayacaktır.

3-Eğitimli Kullanıcılar, HBYS’nin  Başarılı  Kullanılmasının Temelidir.

HBYS’nin  Sağlık Kurumu ihtiyaçları yönünde gelişmesi, hatalarından ayıklanarak stabilizasyonun sağlanması, maksimum verimlilikte kullanıcı memnuniyetinin sağlanarak  kullanılabilmesinin en önemli ayağı  eğitimli  kullanıcıların yapacağı yapıcı katkılardır.

HBYS eğitimi almış, HBYS ‘yi verimli ve etkili şekilde kullanma arzusundaki kullanıcılardan gelen istekler, HBYS’nin sağlık kurumunda etkin ve verimli şekilde kullanılmasında HBYS’nin başarılı şekilde kullanılmasını sağlayacak önemli bir girdidir.

HBYS’nin başarılı şekilde kullanılabilmesi, en kısa sürede kurumun ihtiyaçlarına uygun şekilde uyarlanması  ve kullanıcıların   memnuniyetin sağlanması, HBYS den en iyi performansı almak isteyen “eğitim almış”  kullanıcılar tarafından sağlanabilecektir.  Yapılan bir araştırmalar  yeterli HBYS eğitimi alan  sağlık kurumu personellerinin,  HBYS kullanılabilirliği ve memnuniyetinin yüksek olduğu göstermektedir.

HBYS’ler, hastalar için sağlık hizmetini  ulaşılabilir, hızlı ve konforlu hale getiren bir teknoloji  iken  bazı  HBYS ‘yi kullanan  Hastaneler  bunlardan yeteri kadar faydalanamamaktadır. ” Kullandığımız HBYS’den  başka hastane memnun iken,  bizim hastanemizde çok  şikayet  ediliyor” şeklinde sitemler  duymuşsunuzdur. Eğer böyle bir durum ile karşı karşıya isek, kullanıcıların iyi bir eğitim almamış olmalarının  önemli bir etken olabileceğini göz önünde bulundurmamız  doğru bir yaklaşım olabilir. Aynı şekilde  aynı birimin bazı kullanıcılar  memnun iken  bazı kullanıcıların şikayet ediyor olmaları, kullanım için yeterli eğitim almadığının işareti olabilir.

Kullanıcının ihtiyaçlarına uygun planlanan eğitim, kullanıcının HBYS ‘yi benimsemesinde önemli bir etkendir. Kullanıcılar tarafından çok istekle yapılan bir aktivite olmayan  HBYS  eğitimi,  birimlere yönelik olarak verilmeli, eğitimin toplu yapılması kolaylığı ile kullanıcıların ilgili olmadığı eğitimler ile kullanıcının ilgisini değerlendirme fırsatı kaçırılmamalıdır

Sağlık Kurumları HBYS teknolojilerini mükemmelleştirmek için çalışırken, HBYS’nin verimliliğini  yükseltmek için  kullanıcı eğitimlerine yönelik kendilerine uygun yaratıcı fikirler geliştirebilir, farklı  stratejiler düşünebilirler. Sağlık kurumları, geri bildirimler ile HBYS nin gelişmesine verdikleri katkılar kadar, HBYS kullanıcı personelin eğitimine de katkı sağlamaları, bu ihtiyacın karşılanması için  yıl boyu süren etkinlikler düzenlemelidirler.

Nurettin Altunbudak

Manisa Soma doğumlu, Balıkesir lisesi Mezunu. ODTÜ Fizik Bölümünde okudu. Hastane Bilgi Yönetim Sistemi ve Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi firmalarında 25 yılı aşkın yöneticilik yaptı. Sağlık Bakanlığı "Halk Sağlığı Laboratuvar Bilgi Sistemi", "Ulusal Hastane Enfeksiyon Sürveyans Yazılımı", Ana Çocuk Sağlığı "Ulusal Neonatal Topuk Kanı Tarama Yazılımı", G2G kapsamında, Hollanda Ulusal Sağlık Enstitüsü işbirliği ile "Ulusal Zehir Bilgi Sistemi", "Ulusal Tüberküloz Bilgi Sistemi", "Web Tabanlı Halk sağlığı Klinik Dışı laboratuvar Bilgi Sistemi" projelerinde yöneticilik yapmıştır. 2015 Yılında, Sağlık Bilişimi Yöneticileri (Sabiyed) Dernek Başkanlığı yapmıştır. Hastanelerin HIMMS akreditasyon süreçlerinde danışmanlık, eğitmenlik yapmıştır. Şu anda saglikteknoloji.com Genel yayın yönetmenliği ve sağlık bilişimi konularında danışmanlık yapmaktadır