HBYS’nin Benimsenmesi Memnuniyeti ve Verimliliği
HBYS’nin kullanımında çoğu zaman HBYS satıcısına atıfta bulunulsa da, HBYS’nin kullanım performansı, kullanıcı memnuniyeti, verimliliği gibi sonuçlar, sadece HBYS satıcısı veya HBYS teknolojisi ile sınırlı değildir.
HBYS’nin kullanıcılar tarafından benimsenmesi ve etkin kullanımı, klinik hataların azaltılmasını, hasta güvenliğinin artırılmasını, sağlık kurumunun finansal yapısının daha ileri seviyelere taşınmasını sağlayacaktır.
HIMSS’ye göre, EHR kullanılabilirliği “ Sağlık personellerinin başarılı şekilde gerçekleştirdiği işlerdeki verimlilik ve memnuniyet “olarak tanımlanmaktadır. Kullanılabilirliği iyi olan bir sistem kullanımı kolay ve etkilidir. Olası hatalar için kontrollere sahiptir. Kullanıcının yapması gereken işlemleri hızlı verimli ve minimum zihinsel çaba ile yapılmasını sağlaması öngörülür
Yaklaşık 25 yıllık HBYS tecrübesi ile, HBYS kullanımını ben biraz daha farklı tanımlamak isterim. HBYS kullanımı, HBYS’ nin hastanede kullanıma başladığı ilk günden itibaren kullanıcıların kendilerini daha iyi hissettiği, performansın verimliliğin arttığı, kuruma yönelik uyarlama ve yeniliklerin yapıldığı, kullanıcı eğitimlerinin sürekli olarak arttığı, HBYS’nin daha stabilize olduğu, bu sonuçların raporlar istatistikler anketler ile desteklendiği durumda başarılı olduğunu kabul edebiliriz.
HBYS’de sağlık kurumunda kullanımdaki bu başarıya ulaşmak için uygulamamız gereken 3 stratejiyi sizler için derledik. HBYS ‘nin stabilizasyonu, sağlık kurumuna yönelik iyileştirmeler ve eğitim uygulanması gereken 3 önemli stratejidir.
1-HBYS Stabilizasyonu, Sorunların Normal Düzeylerde Seyretmesi
HBYS stabilizasyonu, HBYS kurulumundan kaynaklı (veri aktarımı, yetkilendirme, parametreler , ayarlar vb…), kurum isteklerine yönelik yapılacak değişiklikler veya diğer nedenlerden kaynaklı güncellemeler sonucunda oluşan hataların giderilmesi, HBYS’nin günlük olağan yaşam döngüsünde kullanımı.
HBYS ile ilgili hemen herkesin, HBYS ‘nin başladığı güne dair hatırladığı çoğu hoş olmayan hikayeleri vardır. Kurulumun başladığı ilk günler geri bildirimlerin en yüksek olduğu, hizmetlerin aksamasından kaynaklı tepkilerin gerginliklerin yaşandığı, performans değerlerinin en düşük , memnuniyetsizliğin en yüksek olduğu günlerdir. Ancak kullanıma başladıktan sonraki her geçen gün geri bildirimlerin yoğunluğunun azalması, geri dönüşlere verilen yanıtların hızlanması ile sürecin normalleşmesi herkes tarafından beklenen gelişmedir.
Hiçbir HBYS kullanıma başladığı ilk günden itibaren sorunsuz kullanılabilen bir özelliğe sahip olmadığını bu tecrübeyi yaşamış herkes bilir. Buna rağmen bazı HBYS satıcıları ne yapılırsa yapılsın zaten sorun yaşanıyor diyerek sorumsuz yaklaşırken, bazı sağlık çalışanları ilk gün yaşanan sorunları kabul edilemez bulurlar.
HBYS kullanımında ilk günden itibaren azalmaya başlayan geri bildirimler ne kadar yavaşlasa da hiç bir zaman sıfır olmayacaktır. Hizmetin aksaksız devam ettiği, bildirimlerin kabul edilebilir sürelerde çözümlendiği, veri aktarımı sorunların yaşanmadığı bu seviyeler HBYS’nin beklenen stabil olduğu seviyeleridir.
Bu nedenle stabilizasyon, HBYS kurulumu sonrasında yaşanan yoğun geri bildirimlerin kabul edilebilir seviyelere çekilmesi, kurulum sonrası sorunların giderilmesi, olarak tanımlayabiliriz. Benzer bir durumu HBYS’de yapılan önemli değişikliklerin yapıldığı güncellemeler sonrası yaşarız.
Kurulum sonrası, özellikle veri aktarımı başarılı değil ise, ondan sonraki süreçlerin başarısından söz etmemiz mümkün değildir. Verilerde meydan gelen küçük tutarsızlıklar hastaların mağdur olmasına, kullanıcının HBYS ‘ye olan güvenini sorgulamasına neden olmakta, bundan sonraki sorunların analiz edilmesi ve sonuçlandırılmasını zorlaştırmakta, sorunların kabul edilir düzeylere dönmesi uzun zaman almaktadır. HBYS kullanım memnuniyetinin yükseltilmesinde, tüm süreçleri kayıt altına alınan kullanıcı bildirimlerin kabul edilebilir süreler içerisinde sonlandırılması, kullanıcı geri dönüşlerinin etkin ve hızlı şekilde yerine getirilmesi kritik öneme sahiptir.
2-HBYS’nin Sağlık Kurumunun İhtiyaçlarına Yönelik Düzenlenmesi
HBYS ‘nin hastanenin ihtiyaçlarına yönelik yapılandırılması HBYS kullanımında önemli bir stratejidir.
Kullanıcıların isteklerine yönelik yapılacak yenilikler, ara yüzde yapılan düzenlemelerle HBYS’nin gelişmesine verilen katkının yanında kullanıcının HBYS’yi benimsemesi, verimliği ve performansına yönelik önemli bir katkıdır. Kullanıcı isteklerine yönelik yapılacak değişiklikler HBYS kullanım başarısı ve kullanıcı memnuniyeti için önemlidir.
Kullanıcılardan gelen isteklerin değerlendirilmesi, HBYS’nin sağlık kurumu için en optimum şekle getirecek şekilde çözümlerin sağlanmasıdır. Esasen uzun yıllardır, Medula, Mernis, MHRS , e-reçete, e-nabız, yoğun bakım, gibi uygulamalar nedeniyle, Sağlık Bakanlığı, Sosyal güvenlik kurumu, diğer taraftan HIMMS Emram Seviye 6-7 için yapılan düzenlemeler çoğu zaman hastanedeki klinisyenlerin ilgili uzmanların isteklerinin önüne geçmiştir. Doğrudan hastane kullanıcılarının istekleri ok fazla olmasa da HBYS’ler medula, e-nabız, sistemi, diğer entegrasyonlar ve değişen mevzuatlar nedeniyle sürekli olarak yenilenmektedir. Tüm bu güncellemelerin amacı HBYS’nin kurum ihtiyaçlarına uygun hale getirilmesine yöneliktir.
Ülkemizde HBYS firmalarının hastanelerin tüm birimlerindeki uygulamalara sahip olması, birimler arası entegrasyonlarda, e-nabız gibi bir çok uygulamaların hayat geçirilmesi açısından olumlu olmuş ise de bazı değişiklikler tüm HBYS’yi etkilediğinden uzun zaman almakta bazen güncelleme sonrası hesap edilemeyen başka sorunlara neden olmaktadır.
Hastane ihtiyaçlarına yönelik isteklerin gerçekleştirilmesi HBYS stabilizasyonunda belirtilen geri bildirimlerden faklı olarak, yapılacak değişiklikler için analiz ve yapılacak değişikliklerin tasarımının yapılmasını gerektirir. Örneğin, hastada platin olduğu bilgisi veya alerji bilgilerinin kayıt edilmesi için arayüzde değişiklik isteniyor ise kayıtların oluşturulacağı birimler, buna bağlı kullanıcı yetkileri, kayıtların hangi aşamada gösterileceği, bağlı uyarılar gibi bilgiler analiz edilmeli, diğer sağlık kurumlarının yapıların da kullanımı dikkate alınarak tasarlanmalıdır. Kullanıcı isteklerinin yerine getirilmesi, tatmin edici olmalı, kolay ve hızlı şekilde sonuçlandırılması memnuniyetinin tam olarak sağlanması olarak düşünülmelidir.
Kullanıcılar, yapılması gereken değişiklik ile, yazılımın stabilizasyonuna yönelik çalışmaları çoğunlukla karıştırabilmektedir. Kullanıcılar tarafından, yapılması gereken yeni isteklerin yazılımda yaşanan bir sorun olmadığının, kullanıcının yeni bir isteği önerisi olduğunun anlatılması, gelişmeler hakkında kullanıcıya bilgi verilmesi kullanıcı memnuniyetine olumlu katkı sağlayacaktır.
3-Eğitimli Kullanıcılar, HBYS’nin Başarılı Kullanılmasının Temelidir.
HBYS’nin Sağlık Kurumu ihtiyaçları yönünde gelişmesi, hatalarından ayıklanarak stabilizasyonun sağlanması, maksimum verimlilikte kullanıcı memnuniyetinin sağlanarak kullanılabilmesinin en önemli ayağı eğitimli kullanıcıların yapacağı yapıcı katkılardır.
HBYS eğitimi almış, HBYS ‘yi verimli ve etkili şekilde kullanma arzusundaki kullanıcılardan gelen istekler, HBYS’nin sağlık kurumunda etkin ve verimli şekilde kullanılmasında HBYS’nin başarılı şekilde kullanılmasını sağlayacak önemli bir girdidir.
HBYS’nin başarılı şekilde kullanılabilmesi, en kısa sürede kurumun ihtiyaçlarına uygun şekilde uyarlanması ve kullanıcıların memnuniyetin sağlanması, HBYS den en iyi performansı almak isteyen “eğitim almış” kullanıcılar tarafından sağlanabilecektir. Yapılan bir araştırmalar yeterli HBYS eğitimi alan sağlık kurumu personellerinin, HBYS kullanılabilirliği ve memnuniyetinin yüksek olduğu göstermektedir.
HBYS’ler, hastalar için sağlık hizmetini ulaşılabilir, hızlı ve konforlu hale getiren bir teknoloji iken bazı HBYS ‘yi kullanan Hastaneler bunlardan yeteri kadar faydalanamamaktadır. ” Kullandığımız HBYS’den başka hastane memnun iken, bizim hastanemizde çok şikayet ediliyor” şeklinde sitemler duymuşsunuzdur. Eğer böyle bir durum ile karşı karşıya isek, kullanıcıların iyi bir eğitim almamış olmalarının önemli bir etken olabileceğini göz önünde bulundurmamız doğru bir yaklaşım olabilir. Aynı şekilde aynı birimin bazı kullanıcılar memnun iken bazı kullanıcıların şikayet ediyor olmaları, kullanım için yeterli eğitim almadığının işareti olabilir.
Kullanıcının ihtiyaçlarına uygun planlanan eğitim, kullanıcının HBYS ‘yi benimsemesinde önemli bir etkendir. Kullanıcılar tarafından çok istekle yapılan bir aktivite olmayan HBYS eğitimi, birimlere yönelik olarak verilmeli, eğitimin toplu yapılması kolaylığı ile kullanıcıların ilgili olmadığı eğitimler ile kullanıcının ilgisini değerlendirme fırsatı kaçırılmamalıdır
Sağlık Kurumları HBYS teknolojilerini mükemmelleştirmek için çalışırken, HBYS’nin verimliliğini yükseltmek için kullanıcı eğitimlerine yönelik kendilerine uygun yaratıcı fikirler geliştirebilir, farklı stratejiler düşünebilirler. Sağlık kurumları, geri bildirimler ile HBYS nin gelişmesine verdikleri katkılar kadar, HBYS kullanıcı personelin eğitimine de katkı sağlamaları, bu ihtiyacın karşılanması için yıl boyu süren etkinlikler düzenlemelidirler.
